CONVENANT (VOORBEELD)

                                   CONVENANT DORPSRADEN

 

Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, partij ter ene zijde, en vertegenwoordigers van de kern ……………, partij ter andere zijde;

 

In aanmerking nemende: 

  • het belang om het overleg en de communicatie tussen de kernen en het gemeentebestuur vorm en inhoud te geven door middel van de instelling van dorpsraden;
  • de meerwaarde die dorpsraden door gevraagde en ongevraagde advisering aan B en W en gemeenteraad geven aan het gemeentelijk besluitvormingsproces, resp. aan vergroting van het draagvlak van het gemeentelijk beleid; 

verklaren:

 

te zijn overeengekomen tot de instelling van een privaatrechtelijk rechtspersoon genaamd

“Stichting ……………………..” over te gaan en de wederzijdse rechten en verplichtingen te vervatten in de volgende convenantsbepalingen:

 

  1. De dorpsraad kan gevraagd en ongevraagd het college van B en W en de gemeenteraad adviseren over die zaken die de direkte woon- en leefomgeving van de in zijn gebied woonachtige burgers raken, zoals huisvesting,  jeugdbeleid, welzijnsvoorzieningen, veiligheidsbeleid, onderwijsvoorzieningen, verkeersaangelegenheden, natuur en milieu enz.
  2. De adviezen worden aan B en W gericht; de dorpsraad verneemt schriftelijk welke beslissing is genomen; indien van een advies wordt afgeweken, horen B en W en raad vooraf de dorpsraad, hetzij via de verantwoordelijk portefeuillehouder of raadscommissie, hetzij via een daartoe aangewezen ambtenaar.
  3. In de samenstelling van de dorpsraad dient een zo breed mogelijk draagvlak c.q. representatie van de samenleving in de kern(en), tot uitdrukking te komen; dit betekent dat binnen de getalbegrenzing van bepaling 5 verschillende (specifieke) doelgroepen in de dorpsraad vertegenwoordigd moeten zijn, zoals: de jeugd, de ouderen, de middenstand, het bedrijfsleven, het sociaal-cultureel werk, de sport, het onderwijs. In afwijking van voormeld uitgangspunt, is het bij de doelgroepvertegenwoordiging desgewenst toegestaan rekening te houden met geografische spreiding.
  4. Politieke partijen mogen zich niet als politieke partij laten vertegenwoordigen in de dorpsraad.
  5. Het aantal leden van de dorpsraad bedraagt minimaal 7 en maximaal 9; zij worden benoemd door de inwoners van de kern(en) via een daartoe door de initiatiefnemers te beleggen vergadering waarvoor de uitnodiging drie weken van tevoren huis-aan-huis wordt bezorgd en openbaar wordt gemaakt op de in de gemeente Schouwen-Duiveland gebruikelijke wijze;
    bij kandidering wordt zoveel als mogelijk is rekening gehouden met bepaling 3; benoeming komt tot stand bij meerderheidsbesluit van het aantal ter vergadering aanwezige inwoners van de kern van 16 jaar en ouder. De benoemden verdelen uit hun midden de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester;
    De zittingsperiode van de dorpsraadleden loopt bijvoorkeur parallel met de zittingsduur van de gemeenteraad. In tussentijdse vacatures wordt op gelijke wijze als hiervoren in deze bepaling is aangegeven, voorzien.
  6. De vergaderingen van de dorpsraad zijn openbaar; uitgegaan wordt van een gemiddelde vergaderfrequentie van 2 tot 4 vergaderingen per kalenderjaar. Verslagen van de vergaderingen worden ter kennis gebracht van B en W en door B en W aan de fracties in de gemeenteraad.
  7. Bij het opstellen van adviezen dient de dorpsraad de betrokken bevolkingsgroep(en) te betrekken.
  8. Het college van B en W zal over het algemeen gelijktijdig met de adviesaanvragen aan een raadscommissie, op basis van dezelfde informatie advies vragen aan de dorpsraad.
  9. Het college van B en W kan ook voorafgaande aan het verzoek om advies aan een raadscommissie, advies vragen aan de dorpsraad.
  10. Bij alle zaken die door B en W voor advies worden voorgelegd aan de dorpsraad, wordt ter informatie ook de (vervolg-)procedure vermeld.
  11. De dorpsraad wordt gelegenheid gegeven omtrent alle agendapunten van de raadscommissies het woord te voeren, mits het onderwerp het werkgebied raakt.
  12. Aan de dorpsraad wordt het volgende organisatiebudget op jaarbasis toegekend:

    a.     Een vaste component t.b.v.:
            ·       Opleiding en training leden dorpsraad:
                     Budget € 500,–.

    b.     Een variabele component, afhankelijk van het aantal inwoners van een kern:
            ·       Budget organisatiekosten, bestemd voor o.a. publiciteit, organisatie                                 inspraakavond, zaalhuurkosten en secretariaatskosten:
                     Budget bij dorpsraad in kern tot 2500 inwoners                    : € 2.800,–
                     Budget bij dorpsraad in kern met meer dan 2500 inwoners :  € 3.700,–
    c.     De hoogte van het organisatiebudget wordt zoals hiervoor onder a en b genoemd,      wordt om de 2 jaar op haar toereikendheid geëvalueerd.
  13. Binnen 2 maanden na afloop van het kalenderjaar legt de dorpsraad aan B en W verantwoording af, met betrekking tot de besteding van het verkregen budget alsmede van de door hem gevoerde activiteiten.
  14. Ter verzekering van een wederzijdse goede en juiste communicatie, afstemming en terugkoppeling, wordt uit de dorpsraad één verantwoordelijk contactpersoon aangewezen die de (formele) communicatie met de gemeente onderhoudt c.q. als aanspreekpunt fungeert en wordt bij de gemeente één contactpersoon “dorpsraden” aangewezen die de dorpsraadzaken binnen de interne ambtelijke organisatie resp. bij de verantwoordelijke bestuurders, aanhangig maakt en bewaakt;
    Ter uitvoering van het vorenstaande is van gemeentewege een ‘Protocol overleg dorpsraden en contactfunctionaris’  ontwikkeld, welk protocol als bijlage aan dit convenant is gehecht en daarmee geacht wordt één geheel te vormen. 
  15. Het passeren van de stichtingsakte geschiedt binnen 2 maanden na benoeming van de dorpsraadleden zoals bedoeld in bepaling 5;
    Vooruitlopend hierop functioneert de dorpsraad op basis van c.q. met toepassing van de voorliggende convenantsbepalingen.

 

Aldus overeengekomen op